Los archivos se clasifican según la utilización
que se hace de ellos en tres grupos:
Archivos permanentes: contienen información que varía poco a lo largo del tiempo.
Pueden ser de tres clases:
Archivos constantes: su información permanece prácticamente inamovible
utilizándose principalmente como archivos de consulta. Un archivo de este tipo
puede ser la red del metro de una ciudad, que contiene la descripción, la
característica, número de estaciones, número de trenes etc., de cada día.
Archivos de situación o maestros: son colecciones de registros que se refieren a eventos que
afectan a una organización. Los datos pueden constituir una revisión histórica
de eventos, como el caso de un archivo del historial de ventas o del historial
de proveedores, o pueden ser archivos orientados a eventos presentes, tales
como los archivos sobre el estado del inventario, o bien archivos de cuentas
por cobrar. En cada uno de los casos, los archivos contienen los datos que son
primordiales para la operación continua de la organización. En consecuencia,
deben ser mantenidos constantemente (es decir, cambios con objeto de incluir datos
referentes a nuevos eventos o para corregir errores) a fin de asegurarse que
sean a la vez precisos y actualizados. Un archivo maestro que no contenga datos
actualizados, a menos de que se conserve estrictamente para fines históricos o
para conservación usual, es de muy pequeño o de ningún valor para una
organización. Los archivos con el historial de las ventas o de las cuentas por
cobrar pueden, por ejemplo, actualizarse diariamente para incluir los nuevos
datos sobre las mercancías que se han retirado del inventario, para cargar o
acreditar ventas que se han efectuado durante el día.
Estos archivos se utilizan periódicamente para
adaptarlos a cada nueva situación.
Archivos históricos: se obtienen de los anteriores cuando se dejan fuera de uso
para futuros estudios estadísticos o consulta. Será un archivo histórico el que
contiene por ejemplo la información de libros adquiridos por una biblioteca en
la década del 80.
Archivos de movimiento o transacciones: estos son relativamente temporales, ya que contienen datos
sobre las transacciones de las actividades de la empresa. Estos pueden
establecerse con objeto de capturar datos sobre transacciones de ventas (tales
como cantidades de artículos vendidos a un solo cliente), recibos de ventas al
contado, y así sucesivamente. Estos archivos son utilizados principalmente para
registrar los datos en el archivo maestro, de la misma manera que un contador
registra los datos en las cuentas respectivas. En otras palabras estos, que
también se llaman archivos de detalle debido a que contienen los detalles de
las transacciones, se procesan contra (utilizado como datos para actualización)
el archivo maestro.
Una tienda de menudeo, por ejemplo, normalmente
realiza ventas a crédito. El monto de estas ventas, así como ciertos datos
descriptivos referentes a las transacciones, deben ser recopilados y utilizados
para actualizar los registros de cada cliente que ha hecho una compra.
Supongamos que los siguientes datos se han recolectado en un volante de ventas
para cada una de las transacciones: (1) nombre del cliente, (2) número de
cuenta del cliente, (3) fecha de la transacción, (4) descripción y precio de
cada artículo comprado, y (5) importe total de la venta. Al final de cada
semana, la tienda reúne todo los datos en el archivo de transacciones de la
siguiente manera. Primeramente los volantes de las ventas son agrupados y
puestos en un lote o expediente. Luego se introducen los datos a la computadora
y los volantes se separan y guardan en un gabinete metálico para el caso de que
sean necesarios más tarde. La computadora registra un archivo de transacciones
de todas las ventas semanales en una cinta magnética.
Este proceso genera un archivo de transacciones
que contiene todos los datos relevantes de cada venta a crédito. Este archivo
es posteriormente procesado contra el archivo maestro de las cuentas por
cobrar; esto es, todas las transacciones de las nuevas ventas sor registradas o
introducidas en el archivo maestro. Un programa de cómputo lee cada registro de
las transacciones, encuentra el correspondiente registro del cliente en el
archivo maestro y el importe de la compra se agrega al saldo existente. Este proceso,
mostrado en la forma de un diagrama de flujo en la siguiente figura se repite
para cada transacción en el archivo de transacciones.
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